Reuniunea Timeline

Indiferent de mărimea dvs. de reuniune va fi, calendarul de eșantion vă va ghida în planificarea unui eveniment fără sudură.

Actualizat: 17 februarie 2017 Salvați PIN FB Nu e niciodată prea devreme pentru a începe planificarea.

Reuniunile de familie vin în toate formele și dimensiunile. Un lucru pe care îl împărtășesc este că toți au nevoie de planificare în avans. De fapt, unele familii trebuie să planifice un an sau doi ani înainte, în funcție de mărimea clanului și a distanțelor pe care trebuie să le călătorească. Cu cat esti mai organizat, cu atat lucrurile vor fi mai liniste. O regulă de bază: După alegerea unei date, vă recomandăm să rezervați site-ul. După aceea, toate celelalte elemente ar trebui să cadă.

Gândiți-vă la planificarea unei reuniuni? Consultați linia de timp sugerată și adaptați-o la nevoile dvs. individuale.

2 ani până la 18 luni înainte *

• Obțineți consensul familiei pentru a continua planurile de reuniune.
• Formați un comitet care să prezinte o listă cu date și locații posibile.
• Cercetați posibilele site-uri.
• Puneți împreună o listă de corespondență / telefon / e-mail.

* Notă: Acest timp este necesar, în general, pentru reuniuni mai mari sau pentru cei în care membrii familiei sunt împrăștiați pe tot globul. Pentru reuniuni mai mici, cum ar fi grătarele din curte, ați putea condenseze cronologia și începeți planificarea cu aproximativ 6 luni înainte.

18 până la 12 luni înainte

• Trimiteți o corespondență inițială anunțând reuniunea și un timp și loc tentativ. Cereți membrilor familiei să răspundă dacă s-ar putea să vină, astfel încât să puteți obține o estimare brută a participanților.
• Determinați bugetul. Ajungeți la o sumă confortabilă pentru marea majoritate a membrilor familiei.
• Stabileste o data.

12 la 9 luni înainte

• Dacă rezervați un hotel, o stațiune sau o unitate similară, rezervați locația sau blocul de camere.
• Organizează comitete pentru divertisment / evenimente, banchet, alimente, îngrijirea copiilor, jocuri etc.

9 - 6 luni înainte

• Dacă planificați o reuniune într-un parc, rezervați spațiu și adăpost (dacă este necesar).
• Planificați programul de reuniune și activitățile zilnice (programe, vorbitori, ceremonia de premiere, excursii etc.).

Trimiteți oa doua corespondență care anunță ora (finalizată) și locul reuniunii, cazarea, tipurile de activități, bugetul, formularele de înregistrare (dacă este necesar) și un apel pentru voluntari.

Asigurați-banchet sau alte aranjamente de catering pentru evenimente mari.

Contactați un fotograf (sau delegați un membru al familiei ca fotograf oficial).

5 luni înainte

• Acest lucru este bun "între timp" pentru a vă relaxa. Ia un masaj.
• Scoateți focul când este necesar (de exemplu, Aunt Joy a fost lăsat accidental din lista de invitații. Trimiteți invitația rapid!).

4 luni înainte

• Proiectați și comandați familii tricouri, pălării sau alte suveniruri.

Idei pentru favoarea partidelor

• Confirmați rezervările, divertismentul, fotograful, distribuitorul, etc.
• Selectați decorațiuni, în special cele care necesită imprimare profesională (cum ar fi bannere).

Calculați nevoile de împrumut sau de închiriere (de exemplu, scaune, mese, răcitoare, etc.). rezervă.

Rezervați un cort pentru activități în aer liber (dacă este necesar).

2 luni înainte

• Trimiteți o carte poștală ulterioară / memento.
• Elaborarea listei de participanți; efectuați apeluri de urmărire.
• Înscrieți voluntari pentru înființare, curățenie etc. (pentru orice evenimente le cere).
• Pregătiți programe și programe.

1 lună înainte

Cumpărați (sau atribuiți un voluntar să cumpere) articole neperisabile (de ex., Etichete de nume, bilete de tombolă, articole de artizanat, decorațiuni etc.). Pentru picnicuri și grătare, asigurați-vă că includeți articole din hârtie, saci de gunoi etc..

Pentru picnicuri și grătare, alegeți meniul. Discutați misiunile potluck.

2 săptămâni înainte

• Faceți o listă de verificare. Includeți lista voluntarilor și misiunile acestora.
• Verificați-vă cu voluntarii și examinați detaliile finale.
• Confirmați aranjamentele de reuniune cu facilitatea.

1 săptămână înainte

• Încărcați camerele video și camerele video cu film / bandă / baterii.
• Asamblați pachetele de bun venit, etichetele de nume etc..
• Familii "bucătari" ar trebui să cumpere ingrediente și să înceapă gătitul.

Ridicați sau primiți "împrumutători" (scaune, răcitoare, etc.) livrate. Aranjați cortul să fie înființat.

Zilele reuniunii

• Verifică-ți lista de verificare. Organizați voluntari.
• Simte-te bine!

Urmare

• Păstrați-vă pe spate, relaxați-vă și bucurați-vă de resturile.
• Evidență contabilă completă; A-si regla conturile.
• Apelați sau scrieți voluntari pentru a le mulțumi pentru eforturile lor.
• Trimiteți notele de mulțumire managerului locației, furnizorului de servicii de catering, personalului hotelului și altor persoane, dacă vă aflați'sunteți mulțumit de serviciile oferite.
• Trimiteți mailing-ul / newsletter-ul de urmărire către întreaga familie, inclusiv pe cei care nu au putut participa, descriind evenimentele de weekend.

• Reflectați și evaluați pentru următoarea reuniune: Ce a funcționat? Ce na fost'T?
• Începeți să vă planificați următoarea reuniune.