Lista dvs. de verificare pentru realizarea planificării reuniunilor familiale de dimensiuni medii ușoare

Un ghid de săptămână săptămânal pentru a ajuta familia ta să creeze o reuniune de familie toată lumea va dori să participe.

Actualizat: 17 iulie 2018 Salvați PIN FB Getty Images Fox Spit, Whidbey Island, Washington, Statele Unite ale Americii

O reuniune de familie este o modalitate excelentă de a vă aduna familia, chiar dacă aceasta se dezvoltă și se schimbă. Aceasta'o oportunitate de a sărbători familia'istoria, realizările recente și adăugările noi. Indiferent dacă este un picnic în parc, un grătar pe plajă, o adunare a unui parc de stat sau o întâlnire în cineva'acasă, o reuniune planificată în mod corespunzător va atrage chiar și cei mai aloți membri ai familiei pentru o după-amiază de distracție la soare.

daca tu're planificați o reuniune de familie pentru aproximativ 100 de persoane, voi'Vreau să începeți planificarea dvs. cu aproximativ șase luni în avans, astfel încât să puteți face rost de interes și să vă atrageți niște deputați care să vă ajute să vă scoateți. Aici'o listă de verificare pentru a vă ajuta să începeți familia!

Cu 6 luni înainte

Înainte ca planificarea să înceapă cu seriozitate, trebuie să stabiliți cine vrea să participe la o reuniune. Trimiteți un sondaj de familie prin e-mail pentru a evalua interesul, a obține o idee despre numărul de persoane care vor participa și a afla ce date și locații ar funcționa cel mai bine. De asemenea, trebuie să întrebați bugetul, astfel încât să știți cât de mulți oameni sunt dispuși să cheltuiască pentru eveniment. Încercați să oferiți intervale pentru costul pe persoană, așa că'e ușor de înțeles de către oameni. Utilizați un instrument online, cum ar fi Survey Hero, pentru a crea un simplu sondaj gratuit și pentru a împărtăși legătura cu membrii familiei. Configurarea sondajului online vă va ajuta să organizați răspunsurile în timp ce acestea intră.

Acum'de asemenea, timpul pentru a decide dacă reuniunea se va întâmpla la un membru al familiei'o casă sau o altă locație. Reuniunile ținute la case sunt adesea găzduite de matriarhul sau patriarhul familiei, mai ales atunci când bunicul'acasă a jucat un rol important în istoria familiei. Orele de Crăciun bizare, petrecerile ocazionale pentru Ziua Muncii și chiar partidele de absolvire pot fi ocazii minunate de a strânge rude și familii pierdute de mult timp sub un singur acoperiș. Dacă spațiul dvs. este oarecum limitat, vă recomandăm să faceți o reuniune de familie "deschisă", unde oamenii pot veni și pleacă toată ziua. Chiar daca tu're-găzduirea reuniunii, sau bunica, asigurați-vă că aveți ajutor. Înscrieți-vă pe niște mătuși de încredere pentru gătit și pe unii verișori entuziaști pentru a organiza activități. Sau, dacă bugetul dvs. permite, angajați un furnizor de alimente pentru a vă suplimenta mesele acasă și pentru a menține băutura curgând.

O reuniune de familie într-o altă localitate decât un membru al familiei'acasă înseamnă că nici o familie nu este responsabilă pentru toate aranjamentele. Sarcinile pot fi distribuite pe grupe extinse de familie, ușurând o parte din sarcina de planificare. De asemenea, vă poate permite să găzduiți mai mulți oameni decât oricare altă persoană'poate acasă poate. Și pentru membrii familiei care călătoresc, o locație cu alte activități de agrement le-ar putea permite să transforme reîntregirea într-o vacanță de familie cu drepturi depline, profitând cel mai mult de cheltuielile de călătorie petrecute.

Cu 5 luni înainte

Cereți ajutor și luați împreună comitetul de planificare a reuniunii. Tu'va trebui să găsim rude de încredere și entuziaști care ar putea să se ocupe de:

• Găsirea unei locații pentru eveniment. daca tu'nu aveți reuniunea la un membru al familiei'acasă, tu'Trebuie să încep să caut o locație. Ajutorul dvs. va trebui să caute locuri care să răspundă unei varietăți de interese, niveluri de vârstă, abilități fizice și resurse financiare. Parcurile de familie din ocean sau la malul lacului sunt ideale; există lucruri de făcut atât pentru activitățile de apă, cât și pentru cele de pe uscat, pentru a ține copiii ocupați și a face șezlonguri pe plajă pentru cei în vârstă. Multe zone de vacanță și parcuri de stat au un "manager de destinație" care vă poate ajuta cu detaliile reuniunii. Verificați recomandările noastre pentru 10 locuri minunate pentru o reuniune de familie, pentru a crea câteva idei.
• Identificând mâncarea pentru eveniment. Dacă planificați un ghiveci, cineva va trebui să determine meniul, să aloce feluri de mâncare și alte produse alimentare fiecărei familii. De asemenea, ar putea fi necesar să aranjați locații suplimentare pentru gătit și / sau pentru grătar. Sau, dacă tu'nu intenționați să vă ocupați singur de toate alimentele, ajutorul dvs. va trebui să găsească un furnizor.
• Decorațiuni, invitații și semne. Punerea la dispoziție a unei persoane responsabile cu materialele tipărite va contribui la asigurarea unei teme consecvente pentru eveniment.
• Activități și divertisment. O rudă atletică ar putea să se ocupe de plasa de volei, să planifice jocuri pentru copii și să se asigure că muzica este acoperită. Crochetul, badmintonul și voleiul sunt toate activități de grup excelente pentru afară. Sau cereți unui văr să creeze o cameră de joc pentru copii și să plănuiască să stocheze cu jocuri de masă și alte activități pentru a ține copiii ocupați.
• Istorie de familie. Reunirea unui arbore genealogic este o modalitate foarte bună de a vă încorpora moștenirea în eveniment. De asemenea, vă recomandăm să creați un mic ziar de familie pentru a evidenția evenimentele recente ale familiei, fapte speciale și istorie.
• Fotografie și / sau video. Tu'Vreau să înregistrez acest eveniment pentru posteritate. Luați în considerare înființarea unei galerii foto online, în cadrul căreia toată lumea să poată să-și împărtășească fotografiile după eveniment sau să creeze un cont cu un serviciu de rezervări foto online, unde să poți crea fotografii pentru participanți. 
• A curăța. Solicitați mai mulți oameni pentru această sarcină masivă!

Luați în considerare gestionarea voluntarilor cu un instrument precum Signup Genius, care vă permite să solicitați voluntari și să trimiteți mesaje de grup și memento-uri de sarcini fără a vă aglomera mesajele primite.

De asemenea, trebuie să aveți conversații cu echipa dvs. de planificare despre buget. Pe baza feedback-ului obținut în urma sondajului inițial, stabiliți bugetul de lucru astfel încât să puteți ține sub control costurile.

Cu 4 luni înainte

Sperăm că comitetul dvs. și-a făcut temele! Cu patru luni înainte de reuniunea dvs. de familie, planificați să îndepliniți următoarele sarcini:

• Finalizați data și locația. Aflați ce facilități vor fi disponibile: apă potabilă, piscină, facilități de grătar, vestiare, spațiu interior (în cazul ploii), mese de picnic și așa mai departe.
• Discutați temele și programul posibil.

Finalizați planurile pentru favoruri de reuniune și memorabilii. Fie că este vorba'un videoclip, o broșură de istorie familială sau tricouri, membrii familiei vor dori să-și amintească această ocazie. Vedeți cum să puneți împreună sacul de bun venit pentru reîntregirea familiei. Cereți unui membru de familie artistic să proiecteze un tricou, o pălărie, o tunică sau alt articol personalizat de îmbrăcăminte. Membrii comitetului însărcinați cu istoricul familiei prezintă ceea ce'e necesar pentru afișarea unui arbore genealogic sau a unui videoclip astfel încât să'sunteți gata să faceți această cerere de membri ai familiei.

Cu 3 luni înainte

Cu detaliile principale ale evenimentului dvs. în loc, acesta'e timpul să scoatem cuvântul în mod oficial și să începem să blocăm detaliile zilei.

• Trimite invitații. Puteți utiliza un serviciu online, cum ar fi Evite, pentru a obține invitații sau a le trimite prin e-mail sau prin poștă tradițională. În orice caz, trebuie să includeți următoarele:

Vremuri finalizate, locații, hărți, indicații de conducere, costuri și un program de evenimente.

O opțiune de înscriere pentru activități specifice, dacă este necesar.

Cesiuni pentru rudele care s-au oferit voluntar să aducă alimente sau alte obiecte.

O solicitare pentru fotografii și / sau povestiri pe care le-ați include în istoricul sau videoclipul familiei.

Includeți o dată RSVP, împreună cu o adresă de e-mail, un număr de telefon sau o adresă de corespondență la care pot răspunde. Cereți membrilor familiei să furnizeze informațiile de cazare sau de sosire, dacă este cazul.

Urmăriți cu voluntari și rezolvați sarcinile, după caz.

Programați evenimente și activități. Asigurați-vă profesioniști sau locații pentru activitățile dvs., dacă este necesar. De exemplu, rezervați un teren de softball sau închiriați ghiduri de turism sau instructori de yoga. Dacă reuniunea va fi la cineva'dacă vă puteți împrumuta orice echipament sportiv în aer liber sau jocuri pentru sala de jocuri. Luați în considerare posibilitatea de a avea un televizor și un aparat video sau un DVD player în camera de joc, împreună cu videoclipuri de vârstă potrivite pentru a menține copiii distrați atunci când toată lumea are nevoie de ceva timp.

Achiziționați elementele pe care le faceți'Voi avea nevoie de orice activitate de artizanat.

Planificați și planificați mesele.

• Creați o listă cu toate mesele pe care le faceți'Voi mânca sau mâncarea pe care o vei face'Îmi trebuie.
• Alocați un articol alimentar fiecărei rude. Asigurați-vă că profitați de specialitățile lor de gătit, cum ar fi mătușa May'o salată de cartofi sau Cousin Lynn'o placinta de afine.
• Un bufet ocazional este probabil cea mai bună abordare pentru o reuniune la domiciliu, pur și simplu pentru că permite oamenilor să mănânce în schimburi. Acest lucru este de asemenea ideal dacă scaunele sunt limitate.
• Dacă intenționați să angajați un furnizor de alimentație, acum este momentul să le asigurați. Unele companii de catering vor gestiona pur și simplu bucătăria, vor asigura că bufetul este completat și va menține băutura curgătoare, pentru a vă putea bucura de petrecere.
• Contactați restaurantele pentru a vedea dacă acestea'va caza grupuri mari și va face rezervări, dacă este necesar.

Cu 2 luni înainte

Lucrurile încep să se unească și distracția se apropie! Rămâneți în fruntea acestor sarcini organizaționale și veți fi în formă bună.

• Urmăriți detaliile participantului. Începeți o listă a celor care și-au confirmat prezența, în cazul în care aceștia'O să stau și când vor'Vom sosi. Dacă ați folosit un sistem online ca Evite pentru a trimite invitațiile dvs., acesta va urmări RSVP-urile. Însă păstrați o fișă Google sau documentul Google Excel cu toate celelalte informații ca răspunsuri.
• Echipamente de închiriere a rezervelor cum ar fi un podium, un microfon, mese sau scaune.
• Confirmați rezervările la restaurant și oferiți ultima estimare a clienților.
• Faceți achiziții finale.

Articole de artizanat

decoratiuni

Favorizează, tricouri personalizate, camere de unică folosință sau alte elemente pe care intenționați să le oferiți la reuniune.

Comandați copii ale istoricului familiei sau ale videoclipului.

Cu o lună înainte

Cu 30 de zile înainte de reuniune, primele sarcini din lista de sarcini lunară confirmă pur și simplu detaliile planurilor pe care le aveți deja.

• Confirmați cu rudele care aduc alimente sau alte bunuri.
• Confirmați locurile de întâlnire.
• Confirmați activitățile.
• Confirmați camerele de dormit.

Cu 2 săptămâni înainte

Acum'e timpul sa te inregistrezi cu voluntari care au fost desemnati sarcini specifice pentru a confirma orele si numarul de clienti finali.

• Masa

Contactați restaurantele cu un număr de oaspeți finali, dacă este necesar.

Comandați platouri tăiate la rece, tort sau alte articole de la magazinul dvs. local sau brutar.

Contactați un furnizor cu un număr de oaspeți finali, dacă este necesar.

Furnizori

• Confirmați detalii cu fotograful / videograful
• Confirmați detaliile cu alți furnizori de servicii, cum ar fi liderii de activitate sau ghidurile turistice

Decoratiuni si semnalizare

• Achiziționați decorațiuni și consumabile de ultimă oră.
• Creați semne și bannere.

A curăța

• Confirmați voluntarii
• Faceți aranjamente pentru a dona alimentele rămase la un adăpost local sau la un depozit de produse alimentare

Cu 2 zile înainte

• Examinați detaliile de reuniune cu comitetele.
• Ridicați orice echipament de închiriere, cum ar fi scaune, mese, etc.
• Pregătiți plățile finale și sfaturi pentru orice profesionist și să vă ajute'ați angajat, ca și cumpărătorul și așteptați personalul. Puneți-le împreună în plicuri separate, astfel încât să le puteți expedia rapid după cum este necesar pe durata evenimentului. Rețineți că puteți trimite mai târziu sfaturi suplimentare dacă performanța lor a fost excepțională. În caz contrar, un vârf de 10 până la 15 procente este obișnuit dacă este'nu sunt incluse în sarcina lor.

Alaltăieri

• Configurați și decorați.
• Odihnestete!

Post Reuniunea

După eveniment, tu'Voi avea mai multe detalii de care să aveți grijă. În 2 săptămâni de la eveniment, voi'Trebuie să:

• Scrie note de mulțumire la participanți speciali, rude care au donat timp și bani și orice alte persoane care au ajutat la realizarea evenimentului dvs..
• Încărcați fotografii la un serviciu foto online. Dacă ați făcut fotografii singuri, încărcați-vă imaginile într-un site precum Shutterfly sau Snapfish. În câteva săptămâni, puteți să distribuiți linkul cu participanții și, de asemenea, să îi cereți să-și adauge fotografiile în albumul pe care vi-l faceți'au fost create, astfel încât ceilalți membri ai familiei pot achiziționa copii ale fotografiilor dvs. Localizarea tuturor fotografiilor într-un singur loc vă va permite, de asemenea, să creați o carte foto pe care alții o pot ordona, precum și un memento al evenimentului.

Donați sau distribuiți favorurile rămase, decoratiuni, pamflete de istorie familiala si asa mai departe.

În termen de 4 săptămâni de la eveniment, aveți grijă de următoarele:

• Urmăriți-vă cu videograf și fotograf pentru a afla când materialele vor fi gata pentru distribuire.
• Trimiteți un e-mail sau o corespondență în masă tuturor celor care au participat, sumarizând festivitățile, mulțumindu-i pentru participare și le-a spus unde pot cumpăra fotografii, videoclipuri sau orice alte elemente de urmărire din evenimentul tău.