Reuniunea familiei Uber O listă de verificare a planificării

Un ghid lunar pentru a vă ajuta familia să creeze o reuniune familială mare.

Actualizat: 17 februarie 2017 Salvați PIN FB

Reuniunile de familie mari sunt ocazii minunate concepute pentru a vă sărbători familia'o moștenire și tradiții de lungă durată și familia ta'cu viitorul. Aceste tipuri de reuniuni se întind de obicei în mai multe generații și includ veriți al patrulea și al cincilea, poate chiar mai mulți.

daca tu're planificarea unei reuniuni familiale mari, aceasta'este o idee bună să începeți măsurarea interesului și să colectați informații de contact cu mai mult de un an în avans. Chiar mai important: Asamblați o echipă de rude care vă va ajuta să coordonați acest eveniment mare și toate lucrurile care merg cu el. Aici'o listă de verificare pentru a vă ajuta să începeți familia!

12-18 luni înainte

Creați o listă de corespondență. Începeți o bază de date a adreselor de corespondență, a numerelor de telefon și a adreselor de e-mail pe care le puteți adăuga și le puteți actualiza, astfel încât să puteți obține cuvântul. Luați în considerare începerea unui "grup" online la Yahoo sau pe Hotmail, astfel încât să puteți păstra cu ușurință legătura.

Determinați interesul membrilor familiei. Trimiteți un sondaj de familie (prin e-mail sau prin poștă) pentru a evalua interesul pentru o reuniune, pentru a obține o idee despre numărul de persoane care pot participa, a stabili date, locații și a afla ce ar putea fi ideea lor de reuniune perfectă.

11-12 luni înainte

Formulare comitete de reuniune.

• Coordonatorul site-ului pentru a stabili un loc de cazare
• Trezorier pentru a urmări cheltuielile și pentru a organiza activități de strângere de fonduri
• Planificator culinar pentru aranjarea meniurilor, programarea meselor, contactarea furnizorilor și evaluarea restaurantelor locale

Set designer pentru a manipula decoratiuni si semne

Director de evenimente pentru a planifica activități și divertisment

Reuniunea secretarului pentru coordonarea comunicărilor și gestionarea cererilor

Istoric pentru a oferi fundal de familie atunci când este necesar

Fotograf / Videographer pentru a înregistra evenimentul

Casă pentru curățenie

Creați un buget și un sistem de evidență contabilă.

Începeți strângerea de fonduri. Reuniunile de familie mari pot fi scumpe pentru organizatori, chiar dacă fiecare participant își plătește propriul drum. Iată câteva idei care vă ajută să vă răsplătiți cheltuielile sau să finanŃați participarea membrilor de familie aflați în frunte sau a persoanelor cu nevoi speciale.

• Țineți o tombolă, o licitație sau o vânzare în garaj, în care vânzările includ bunica'dulciuri, mobila manuala, copii' arta sau memorabilia. Coordonează vânzarea pe Internet.
• Creați un documentar de familie folosind software-ul pentru realizarea filmelor. Prezentați-l la reuniune și vindeți copii.
• Cereți donații de la familie. Creați un site Web de reuniune prin care se pot face donații prin intermediul unui cont PayPal, un serviciu securizat online care vă permite să trimiteți și să primiți bani cu un cont de verificare sau cu un card de credit folosind doar o adresă de e-mail.

Locații și facilități de cercetare.

• Creați-vă direcțiile de evenimente director locuri de cercetare care să răspundă la o varietate de interese, niveluri de vârstă, abilități fizice și resurse financiare.
• Gratarul din spate poate fi locul clasic, dar considerați oportunități de memorie cum ar fi o navă de croazieră sau o fermă de tip dude. Oceanul sau stațiunile de pe malul lacului sunt ideale; există lucruri de făcut atât pe apă, cât și pe uscat - activități care îi împiedică pe copii să se îmbarce și să se relaxeze pe plajă pentru cei în vârstă.
• Multe zone de vacanță au un "manager de destinație" care vă poate ajuta cu detaliile reuniunii. În plus, hotelurile și stațiunile deseori desemnează un membru al personalului de vânzări ca specialist în reuniuni.

Cu 10 luni înainte

Finalizați data și locația. Aflați ce facilități vor fi disponibile: apă potabilă, piscină, facilități de grătar, vestiare, spațiu interior (în caz de ploaie), mese de picnic etc..

Planificați cazare.

• Creați o listă de locații locale și vedeți dacă puteți aranja o reducere într-un bloc de camere.
• Contactați membrii familiei locale pentru a vedea dacă aceștia'd fi dispus să găzduiască rude în casa lor. Compilați voluntari' numele și numerele de telefon într-o listă.

Urcați-vă cu un program de reuniune tentativă, temă și costul aproximativ pe persoană.

Trimiteți e-mailul sau e-mailul de salvare.

• Includeți un program tentativ de reuniune, o temă, un cost aproximativ per persoană și opțiuni de cazare.

Solicitați informații despre rudele lipsă.

Solicitați informații despre tradițiile familiale, rețetele și activitățile pe care ați putea dori să le includeți în evenimentul dvs..

Cereți voluntarilor să vă ajute în planificarea sau să aducă alimente, obiecte de artizanat, plase de volei sau alte elemente pentru grup's utilizare.

Încă 8 până la 9 luni înainte

Contactați voluntari și rezolvați sarcinile, după caz.

Închiriați un fotograf.

Închiriați un videographer.

Închiriați divertisment -- disc jockey, bandă sau alte divertisment, dacă este cazul.

Rezervari de cazare.

Cu 8 luni înainte

Programați evenimente și activități.

• Asigurați-vă profesioniști sau locații pentru activitățile dvs. De exemplu, faceți rezervări de raft pe apă albă, rezervați un teren de softball, închiriați ghiduri de turism sau instructori de yoga.
• Începeți să cumpărați articole'Voi avea nevoie de orice activitate de artizanat.

Planificați și planificați mesele. Chiar daca tu'să faci un picnic ocazional, o călătorie excursie extinsă sau un weekend în Las Vegas, tu'Vreau să planifică un meniu și / sau să găsesc restaurante rezonabile care să poată găzdui grupuri mari.

• Creați o listă cu toate mesele pe care le faceți'Voi mânca sau mâncarea pe care o vei face'Îmi trebuie.
• Alocați un articol alimentar fiecărei rude.
• Contactați restaurantele pentru a vedea dacă acestea'vom caza grupuri mari și vom face rezervări, dacă este posibil.

Finalizați planurile pentru favorurile de reuniune, videoclip, istoric familial sau tricouri. Membrii familiei vor dori ceva care să-și amintească această mare ocazie.

• Cereți unui membru de familie artistic să proiecteze un tricou, o pălărie, o tunică sau alt articol personalizat de îmbrăcăminte.
• Trageți împreună resursele pentru istoricul sau videoclipul dvs. de familie.

Dacă decideți să oferiți avantaje, camerele de unică folosință și casetele de potrivire sunt două opțiuni prietenoase bugetului care pot fi personalizate pentru evenimentul dvs..

Cu 6 luni înainte

Trimite invitații.

• Includeți momente finalizate, locații, hărți, indicații de conducere, opțiuni de cazare, costuri și un program de evenimente.

Includeți o opțiune de înscriere pentru activități specifice, dacă este necesar.

Includeți sarcini pentru rudele care s-au oferit voluntar să aducă alimente sau alte obiecte.

Includeți o solicitare pentru fotografii și / sau povestiri pe care le-ați include în istoricul sau videoclipul familiei.

Includeți o dată RSVP, împreună cu o adresă de e-mail, un număr de telefon sau o adresă de corespondență la care pot răspunde. Cereți membrilor familiei să furnizeze informațiile de cazare sau de sosire, dacă este cazul.

Cu 5 luni înainte

Porniți o listă dintre cei care și-au confirmat prezența, unde'O să stau și când vor'Vom sosi.

Echipamente de închiriere a rezervelor cum ar fi un podium, un microfon, mese sau scaune.

Începeți compilarea și scrierea istoricul de familie sau video. Tu'va trebui să terminați aceste patru luni înainte de reuniune pentru a avea timp să comandați numărul de copii de care aveți nevoie.

3 până la 4 luni înainte

Faceți achiziții finale.

• Articole de artizanat
• decoratiuni
• Favorizează, tricouri personalizate, camere de unică folosință sau alte elemente pe care intenționați să le oferiți la reuniune
• Alte _______________________________

Comandați copii ale istoricului familiei sau ale videoclipului.

Cu două luni înainte

Confirmați rezervările la restaurant și oferiți ultima estimare a clienților.

Confirmați cu rudele care aduc alimente sau alte bunuri.

Confirmați locurile de întâlnire.

Confirmați activitățile.

Confirmați camerele de dormit.

Cu 2 săptămâni înainte

Contactați restaurantele cu un număr de oaspeți finali.

Contactați orice profesionist al dvs.'ați angajat și să confirme orele, locațiile și numărul ultimilor clienți.

• Fotograf
• videographer
• Divertisment
• Coordonatori de activități, instructori, ghiduri turistice

Examinați lista finală de sarcini.

Achiziționați decorațiuni și consumabile de ultimă oră.

Creați semne și bannere.

Faceți aranjamente pentru a dona produsele alimentare rămase la un adăpost local sau la un depozit de produse alimentare.

Cu 2 zile înainte

Examinați detaliile de reuniune cu comitetele.

Pregătiți plățile finale și sfaturi pentru orice profesionist și să vă ajute'ați angajat. Puneți-le împreună în plicuri separate, astfel încât să le puteți expedia rapid după cum este necesar pe durata evenimentului. Rețineți că puteți trimite mai târziu sfaturi suplimentare dacă performanța lor a fost excepțională. În caz contrar, un vârf de 10 până la 15 procente este obișnuit dacă este'nu sunt incluse în sarcina lor.

Alaltăieri

Configurați și decorați.

Odihnestete!

În termen de 2 săptămâni de la eveniment, va trebui să:

Scrie note de mulțumire la participanți speciali, rude care au donat timp și bani și orice alte persoane care au ajutat la realizarea evenimentului dvs..

Trimiteți banii suplimentari și plățile finale rămase.

Dezvoltați filmul. Asigurați-vă că ați făcut CD-uri pentru a putea încărca fotografii la ofoto.com sau shutterfly.com. În acest fel, alți membri ai familiei pot achiziționa copii ale fotografiilor dvs..

Donați sau distribuiți rămășițe favorabile, decorațiuni, broșuri istorice de familie etc..

În termen de 4 săptămâni de la eveniment:

Urmăriți-vă cu videograf și fotograf pentru a afla când materialele vor fi gata pentru distribuire.

Trimiteți un e-mail sau o corespondență în masă tuturor celor care au participat, sumarizând festivitățile, mulțumindu-i pentru participare și le-a spus unde pot cumpăra fotografii, videoclipuri sau orice alte elemente de urmărire din evenimentul tău.