Cum să organizați fișiere
Share
Când dezvoltați un sistem de gestionare a influxului de hârtie, este ușor să rămâneți în control. Vedeți cum să organizați fișiere și documente importante, plus învățați obiceiurile bune care vă vor ajuta să îmblânziți permanent tigrul de hârtie.
Actualizat: 17 februarie 2017 Salvați PIN FB In-Box central Desemnați un loc pentru toate documentele primite - corespondență, chitanțe, documente școlare, pliante, totul. Un singur teanc, chiar dacă este'e destul de greu, bate mai multe mici care se ciocnesc în jurul casei.
Fișier de acțiune Navigați zilnic în cutia dvs. pentru a trage obiecte care necesită atenție. Sortați-le după nivelul de urgență într-un "fișier de acțiune" din trei părți. Păstrați fișierul în aer liber ca să vă'Va reamintesc sa verificati de multe ori.
Stație de gunoi Păstrați un tocător, un coș de reciclare și un coș de gunoi la îndemâna dvs., astfel încât să puteți arunca hârtie nedorită de îndată ce intră în casă, înainte de a ajunge în cutia.
Cabinet de dosar Dacă spațiul permite, aveți un dulap de fișiere pentru lucrări care nu't nevoie de acțiune, doar de arhivare. În caz contrar, colectați documentele care trebuie trimise într-o cutie sau un dosar ușor de accesat. Transferați-le la depozitare pe termen lung, oriunde s-ar putea să fie, lunar.
Organizați lucrări importante
Organizatorul Charlotte Steill de la Simply Put Organizing are un sistem de identificare, stocare și manipulare a documentelor care necesită atenție, toate în doar câteva minute pe zi:
1. Configurați un fișier de acțiune Decideți ce tip de container de fișiere în trei părți se potrivește stilului dvs. de organizare și spațiului disponibil. Etichetați secțiunile "Faceți acum", "Faceți mai târziu" și "În așteptare".
Bacsis: Sistemul pe care l-ați creat pentru actele dvs. de acțiune - un fișier de acordeon, un sorter pentru servere pentru desktop, sertare în stivuire, foldere colorate - ar trebui să se potrivească stilului dvs. de depunere. daca tu're un piler, aveți nevoie de un memento vizibil pentru a face față hârtiilor. Tăvile de stivuire din plastic transparent dintr-un magazin de furnizare de birouri vă arată când trebuie să luați măsuri pentru fiecare categorie. daca tu'un fișier, îți place totul în locul lui, cu o umbră vizuală minimă. O casetă de fișiere de birou, prevăzută cu trei foldere etichetate, păstrează obiecte de acțiune în apropiere, dar arată în ordine.
2. Sortați căsuța dvs. în cutie Pentru fiecare articol din cutie, întrebați-vă, Care este următoarea acțiune care trebuie să se întâmple și când? Răspunsul vă va solicita să îl înscrieți într-una dintre următoarele categorii:
- "Do Now" include tot ce trebuie să acționați în săptămâna viitoare. Exemple: facturi de plată, permisiuni, invitații de partid cu RSVP
- "Mai târziu" conține elemente pe care intenționați să le acționați în următoarele trei luni. Exemple: fluturași de vacanță, o ofertă de refinanțare de la banca dvs., un catalog care conține ceva pe care intenționați să îl cumpărați
- "În așteptare" include tot ce așteptați la un răspuns. Exemplu: chitanță pentru o achiziție prin poștă care nu are'a sosit
Orice altceva în cutie este probabil o arhivă sau o hârtie de referință. Documentele de arhivă, cum ar fi declarațiile bancare, aparțin cabinetului de evidență. Nici un birou de acasă? Ascundeți un dulap de depozitare sub o consolă tifonată în sufragerie sau în sufragerie. La ora fiscală, face loc pentru anul următor'prin mutarea documentelor vechi într-un dosar de acordeon; apoi mutați fișierul în spațiu de stocare.
3. Mențineți fișierul de acțiune "Gândiți-vă la acest lucru ca pe un lucru viu, respirator, ca un pește, care trebuie să fie hrănit în fiecare zi", spune Steill. Aici'cum să ții pasul cu documentele primite și cu cei care așteaptă în dosarul tău de acțiune, deci nimic nu cade prin fisuri:
- În fiecare zi sau două: sortați hârtiile din căsuța de intrare în fișierul de acțiune. De asemenea, deschideți fișierul Faceți acum și acționați rapid asupra celor mai sensibile elemente de timp.
- O dată pe săptămână: accesați fișierul Nu mai târziu și luați toate acțiunile, mutați articolele în alte fișiere din sistemul dvs. sau în coșul de reciclare. Priviți în așteptare și urmați-vă după cum este necesar. Pe măsură ce elementele se rezolvă, reciclați hârtia sau lăsați-o la o parte pentru depozitare pe termen lung.
- O dată pe lună: Mutați documentele de arhivă în soluția de stocare pe termen lung.
Dosar Alte lucrări
Don'l lăsați toate acele hârtii diverse pe care doriți să le salvați să vă înfundați în cutie sau să stivuiți în jurul casei. Păstrați-le la îndemână, dar din vedere cu aceste idei.
Articole pe care doriți să le citiți Păstrați un plic de documente în mașină sau în pungă pentru a putea citi în timp ce așteptați.
Inspirație și pagini de referință din reviste Păstrați aceste pagini într-un dosar cu fișiere de acordeon, cu etichete pentru fiecare categorie, cum ar fi decorarea ideilor de inspirație sau cină.
Cupoane și încasări Păstrați un portofel cupon cu separatoare în geantă sau în mașină.
Copil's Art și școală O cutie închisă pe un raft util este perfectă pentru păstrarea copilului'școală. Strângeți ziare zilnice aici pe măsură ce decideți dacă acestea're.
Cărți de instrucțiuni și garanții Păstrați aceste informații în aceeași cameră ca și articolul, într-un suport pentru reviste dacă stocați mai multe manuale. Introduceți cardul de primire și garanție pe copertă.
Mai mult pentru tine
Organizați documente importante + facturi
Magazin de magazin de birouri
Protejați documente importante
Actualizați cabinele metalice cu vopsea
Faceți un liant central de comandă
